¿Por qué es necesario darle tanta importancia a Google Workspace?
En la actualidad, la mayoría de las empresas se encuentran en un proceso de transformación digital que les permite ser más eficientes, productivas y colaborativas. En este contexto, las herramientas de colaboración y productividad se han convertido en un elemento fundamental para el éxito empresarial. Por esta razón, en este artículo queremos presentarte lo que es Google Workspace.
Como spoiler, te contamos que es una solución de un todo en uno que permite a los equipos trabajar de forma conjunta y en tiempo real, estén donde estén y desde cualquier dispositivo. Acompáñanos en este recorrido por las funcionalidades y las ventajas de esta herramienta de Google, y descubre cómo puede beneficiar a tu empresa.
¿Qué es Google Workspace?
Google Workspace, anteriormente conocido como G Suite o Google Suite, es un servicio de Google que suministra un entorno virtual ideal para trabajar de forma conjunta. Esta plataforma incluye varios productos de Google. Algunos de ellos son Meet, Docs, Chat y Hojas de calculo, entre otros que más adelante definiremos y a través de las cuales se pueden establecer equipos de trabajo.
Todas estas herramientas pueden utilizarse gratuitamente de forma individual. También tienen un plan de pago para encontrarlas conectadas en una misma plataforma y poder trabajar en equipo mucho más fácil, como si estuvieras en la oficina con los demás trabajadores.
Además, el cambio de nombre no ha sido el único cambio que se ha realizado por parte de Google. Se ha innovado en el diseño de los logos y se ha aumentado la conectividad con funcionalidades y ejemplos que veremos más adelante.
¿Para qué sirve Google Workspace?
Una vez que ya sabemos lo qué es Google Workspace, vamos a ver para qué sirve. Esta plataforma tiene la función de crear un entorno de trabajo virtual colaborativo, es decir, de conectar todas sus herramientas en una misma plataforma y es que esta es la principal característica que lo diferencia de su competencia, Microsoft Office. Un ejemplo claro que explica esta función es que con Google Workspace se puede iniciar una videollamada desde otra herramienta que no pertenezca a Meet, para revisar un documento, escribir un correo o realizar una presentación.
Gracias a esta función, conseguimos ahorrar mucho tiempo en ciertos procesos. Otra posibilidad que te brinda Google Workspace es que al tener una cuenta de Gmail conectada a tu calendario, puedes añadir directamente un evento al mismo únicamente aceptando la invitación desde el correo.
Otra de las ventajas que ofrece es la creación de un correo profesional con un dominio propio, sin necesidad de tener que contar con la extensión que propone Gmail por defecto.
Beneficios que aporta a tu empresa
Google Workspace ofrece una amplia variedad de ventajas a las empresas que lo utilizan. A continuación, presentamos algunos de los principales beneficios que aporta a las empresas:
- Aumento de la productividad: Google Workspace permite a los miembros del equipo trabajar juntos en tiempo real. Esto reduce la espera entre revisiones y aumenta la eficiencia del equipo. Además, gracias a la integración de todas las herramientas en una sola plataforma, los miembros del equipo pueden acceder rápidamente a todos los documentos y herramientas que necesitan.
- Flexibilidad y movilidad: Con esta plataforma, los empleados pueden acceder a los documentos y herramientas desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto les permite trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, aumenta la flexibilidad y la movilidad del equipo y les permite ser más productivos incluso cuando están fuera de la oficina.
- Reducción de costes: Al utilizar Google Workspace, las empresas pueden reducir los costes de infraestructura. Esto se debe a que la plataforma se ejecuta en la nube y no requiere servidores costosos. Además, la plataforma de Google Workspace es compatible con la mayoría de los sistemas operativos y dispositivos, lo que elimina la necesidad de comprar hardware de elevado coste.
- Mejora de la colaboración: Google Workspace permite a los miembros del equipo colaborar en tiempo real. Gracias a esto, se mejora la calidad del trabajo y reduce el tiempo que se necesita para completar los proyectos. Además, las herramientas de comunicación integradas, como el chat y la videoconferencia, permiten a los miembros del equipo comunicarse y colaborar de manera más efectiva.
- Seguridad y privacidad: El programa ofrece una serie de características de seguridad y privacidad. Entre ellas se encuentran algunas como la autenticación de dos factores, la encriptación de datos y las herramientas de administración centralizada para garantizar la seguridad de la información y el cumplimiento de los estándares de privacidad.
Herramientas de Google Workspace
Existen varias herramientas dentro de lo que es Google Workspace como tal. Sirven para mejorar la productividad y colaboración en las empresas. A continuación, describimos algunas de las más destacadas para las actividades diarias de trabajo:
Gmail
Gmail es la herramienta de correo electrónico de Google Workspace que es esencial para cualquier empresa. Con Gmail, los usuarios pueden enviar y recibir correos electrónicos profesionales y también utilizar filtros y etiquetas para organizar y administrar su bandeja de entrada. Además, Gmail se integra perfectamente con otras herramientas de Google Workspace, lo que permite a los usuarios acceder a documentos y calendarios de manera fácil y rápida.
Google Drive
Es una herramienta de almacenamiento en la nube que permite a las empresas almacenar y compartir documentos, hojas de cálculo, presentaciones y otros archivos importantes. Google Drive facilita la colaboración en equipo al permitir que múltiples usuarios trabajen en un mismo documento en tiempo real, lo que ahorra tiempo y evita confusiones.
Google Docs, Hojas de Cálculo y Presentaciones
Estas herramientas de procesamiento de texto, hojas de cálculo y presentaciones son ideales para empresas que necesitan trabajar en equipo en proyectos importantes. Al igual que Google Drive, estas herramientas de Google Workspace permiten la colaboración en tiempo real y se integran con otras herramientas de como Gmail y Google Drive.
Google Meet
Google Meet es una herramienta de videoconferencia de alta calidad que permite a las empresas comunicarse y colaborar con empleados, clientes y proveedores de todo el mundo. Esta herramienta se integra con Google Calendar, lo que hace que programar reuniones y videoconferencias sea más fácil que nunca.
Google Calendar
Google Calendar es una herramienta esencial para la gestión del tiempo y la programación de eventos en empresas. Con ella, los usuarios pueden programar reuniones, reservar recursos, establecer recordatorios y enviar invitaciones de eventos en tiempo real. Google Calendar también se integra con otras herramientas dentro de lo que es Google Workspace. Esto hace que la gestión del tiempo y la planificación de proyectos sea más eficiente.
¿Necesitas incorporar Google Workspace?
Una vez que ya conoces qué es Google Workspace, puedes mejorar la organización de tu empresa con su incorporación. Si te interesa esta propuesta o tienes alguna duda sobre las herramientas que ofrece, no dudes en consultarnos.
En Grupo Next , distribuidora oficial de Vodafone, estamos encantados de asesorarte para sacarle el mayor partido a estas herramientas. Ponte en contacto con nosotros para cualquier consulta. ¡Estaremos encantados de atenderte y conocerte!
