Desde Grupo Next os contamos qué es un tablero kanban y cuáles son los más utilizados para la gestión de proyectos.
Productividad, rendimiento y eficiencia son ingredientes que todas las empresas buscan en sus empleados. Para que estas cualidades puedan darse, es necesaria una continua planificación y un minucioso control de las tareas, algo que cada vez se vuelve más difícil sin utilizar herramientas digitales para la gestión de proyectos.
La digitalización de las empresas, así como las nuevas tendencias de trabajo en remoto, han impulsado a las compañías a utilizar herramientas de gestión de proyectos dentro de sus puestos de trabajo.
Estos instrumentos, también conocidos como tablero kanban, se han convertido en imprescindibles para la organización del equipo y que la gestión de proyectos sea exitosa. Este tablero kanban permite examinar de forma minuciosa las necesidades de la empresa y los distintos flujos de trabajo dentro de ellas.
Para llevar a cabo estas tareas, es muy importante encontrar un orden y evitar a toda costa el caos. Por esta razón, desde Grupo Next vamos a explicar por qué son tan importantes estos tipos de software y cuáles son las mejores herramientas digitales que permiten la gestión de proyectos.
¿Qué es la gestión de proyectos?
En primer lugar, ¿qué es la gestión de proyectos y por qué es importante para nuestra empresa? Pues bien, la gestión de proyectos trata de planificar y organizar las distintas tareas que pueden darse dentro del plan de una empresa. La finalidad de este control no es otra que la de facilitar la comunicación entre los responsables del proyecto y fijar fechas de entrega de tareas, algo que finalmente concluirá con la obtención de los objetivos marcados.
Sin embargo, sin las herramientas necesarias, la gestión de proyectos puede ser una tarea bastante difícil. Coordinar las misiones de un equipo y tener a la vista todos los avances de un proyecto puede convertirse en una labor muy tediosa, por lo que la utilización de estas herramientas facilitará el cumplimiento de los plazos y optimizará la comunicación entre los integrantes del proyecto.
Gestión de proyectos: ¿Cuáles son los beneficios de estas herramientas?
Los beneficios de las herramientas de gestión de proyectos podrían unificarse en un solo concepto: facilidad de colaboración.
No obstante, si desglosamos esta idea, encontramos una gran cantidad de pequeños servicios que sin duda favorecen los flujos de trabajo dentro de una empresa:
- Comunicación interna: Las herramientas de gestión de proyectos permiten a los usuarios mantener conversaciones más optimizadas.
- Seguimiento de los procesos de trabajo: determinación de plazos de inicio y finalización del proyecto.
- Colaboración más activa y dinámica: la gestión de proyectos permite facilitar a los integrantes todo el material necesario. De esta manera, podrán encontrarlo de manera sencilla dentro de un apartado al que todo el equipo tendrá acceso.
- Facilidad de uso: las herramientas con estilo tablero kanban son muy intuitivas. Así, este método de gestión de proyectos marcará la tarea con una etiqueta dependiendo del estado en el que se encuentre: pendiente, en progreso o hecho.
Tablero kanban: ¿De qué se trata?
Tal y como hemos mencionado varias veces a lo largo de este artículo, un tablero kanban es un sistema de gestión de proyectos que sirve para organizar las tareas, sobre todo, dentro de una empresa.
Si echamos la vista atrás, el tablero kanban proviene de una palabra japonesa que significa “señal visual”. Un tablero kanban ayuda a los usuarios a poder gestionar sus tareas de forma mucho más visual. Se trata de una herramienta de gestión de proyectos que ayuda a los empleados de una empresa a comprometerse con su trabajo. Gracias a su capacidad de trabajar en remoto, incrementa la eficiencia y comunicación de los trabajadores, un beneficio que mantendrá a los mismos en completa armonía.
Además, el tablero kanban cuenta con un orden y unas etiquetas que hacen que su funcionamiento sea de lo más intuitivo. Así, entre los componentes del tablero kanban podemos encontrar:
- Columnas: El tablero kanban suele constar de tres columnas. Cada una de estas franjas representa un estado de actividad concreto en el proyecto. De esta manera, si la tarea se encuentra en la primera columna del tablero kanban, sabremos nuestra labor aún está por comenzar.
Si por el contrario se encuentra en la franja central, quiere decir que nuestra tarea está en curso y tenemos que terminarla antes de la fecha marcada en la herramienta de gestión de proyectos.
Finalmente, la tercera columna nos informa de que la tarea ya ha terminado y ha sido entregada.
- Compromiso con el proyecto: Todos los usuarios que tengan acceso al tablero kanban podrán aportar ideas en el inicio del proyecto. Además, estas herramientas de gestión de proyectos también permiten el envío de material entre compañeros, algo que favorece notablemente la comunicación y el compromiso dentro de la tarea.
- Límites en el desarrollo de tareas: El tablero kanban también es capaz de frenar el desarrollo de tareas. ¿Qué quiere decir esto? Pues bien, significa que si un equipo está ejecutando varias tareas a la vez, estas tendrán que ser terminadas para poder comenzar otras.
Esta parte del tablero kanban es muy importante, ya que obliga a los usuarios a no exceder su propia capacidad de trabajo, garantizando así la eficiencia del proyecto.
- Etiquetas visuales: El tablero kanban también cuenta con una serie de tarjetas y stickers. Como ya hemos mencionado, las tareas (que se presentan en forma de tarjeta) pasan por tres etapas en el tablero kanban, por lo que el avance de estos adhesivos se considera una señal de progreso.
Además, estas tarjetas pueden ser de distintos colores, un método muy visual que ayuda tanto al usuario como a sus compañeros a distinguir las diferentes tareas del proyecto.
- Entrega del proyecto: Es el punto en el que una tarea finaliza. La llegada a esta parte del tablero kanban significa que el trabajo se ha completado de manera satisfactoria. Una vez que hemos llegado a este paso, puede ser eliminada de la herramienta de gestión de proyectos.
¿Qué herramientas puedo utilizar para la gestión de proyectos?
Una vez que ya sabes qué es una herramienta de gestión de proyectos y conoces los numerosos beneficios que puede traer el tablero kanban a tu empresa, es el momento de hacer un pequeño listado de los programas más demandados por los usuarios para la gestión de proyectos:
1. Asana
Asana es un sistema de gestión de proyectos que ayuda a los equipos de trabajo a la planificación, organización y alcance de objetivos. El programa cuenta con un cronograma que te ayudará a conocer el progreso de las tareas y al cumplimiento de los plazos de las mismas.
Además, otra característica que ayuda a la gestión de proyectos es su sistema de etiquetado de las tareas, proporcionando datos de alta o baja prioridad según la importancia del trabajo.
Asana cuenta con una versión gratuita para usuarios individuales o equipos que se están adentrando en la gestión de proyectos. Por otro lado, para usuarios de pago, la herramienta adiciona funcionalidades extra para iniciativas mayúsculas.
Puedes investigar más sobre esta herramienta de gestión de proyectos aquí.
2. Kanban Tool
Una de las grandes ventajas de este tablero kanban es su formato completamente visual e intuitivo. Esta herramienta de gestión de proyectos permite que tanto clientes como miembros del equipo interactúen y colaboren entre sí. Esto genera una perfecta comunicación y una visión a tiempo real del trabajo que se está realizando.
Kanban Tool cuenta con una prueba gratuita durante 14 días. Una vez finalizada, el usuario podrá elegir entre la versión sin cargos (cuenta con dos tableros y dos usuarios), o ampliar al tablero kanban de pago según las necesidades del equipo.
Tienes toda la información sobre esta herramienta de gestión de proyectos aquí.
3. Monday
La herramienta de gestión de proyectos Monday se define a sí misma como una de las más completas del mercado. Y no es para menos, ya que este programa tiene la característica de mostrar su contenido en múltiples vistas. Algunos ejemplo son el tablero kanban, las hojas de cálculo, los mapas o las listas, entre otras.
Al igual que los tipos de software anteriores, Monday permite la integración de otras herramientas de gestión de proyectos como Google Drive, Gmail, Dropbox, Google Calendar…
En cuanto a los precios, Monday es una herramienta de gestión de proyectos gratuita si solo se compone de dos usuarios. Si por el contrario tu proyecto necesita ser administrado por más personal de trabajo, existen diferentes tarifas que puedes consultar en este enlace.
Finalmente, Grupo Next ofrece otras alternativas para la gestión de proyectos y que, de este modo, puedas garantizar una comunicación óptima, tanto con el personal de tu empresa, como entre los propios trabajadores.
Al margen de las herramientas de gestión de proyectos que hemos mencionado en este artículo, Grupo Next cuenta con numerosos servicios necesarios para la administración digital de tu negocio. Entre otros podemos encontrar Microsoft Office 365 o Google Workspace. Puedes consultar todos los detalles de nuestras aplicaciones y servicios a empresas aquí.
