¿Qué es la factura electrónica?
Una factura electrónica sigue teniendo las mismas funciones que una simple factura a papel. Su única diferencia es que esta se transmite a través de medios electrónicos y telemáticos. Por tanto es importante recordar que una simple factura sirve como justificante de la entrega de bienes o de la prestación de servicios por lo que la electrónica también tiene esta función.
Entonces, este concepto se define de forma legal como aquella factura que se adapta a lo establecido en el Reglamento de facturación y que por tanto, haya sido expedida y recibida en formato electrónico.
Para que la facturación electrónica sea valida al igual que lo es en papel, es necesario que el documento electrónico que la representa incluya los campos obligatorios y exigibles en toda factura. Además, tiene que ser transmitida de un ordenador a otro con el consentimiento de las dos partes. Es recomendable usar una firma electrónica avanzada acorde con un certificado reconocido. Esto nos sirve para comprobar que la persona física o jurídica que la firma es quien dice ser y que el contenido no se ha alterado. La autenticidad y la integridad son dos términos que conseguimos con el uso de esta firma en la facturación electrónica.
Al igual que la factura en papel, este trámite tiene dos fases. En primer lugar se crea digitalmente la factura y se almacena en los ficheros de datos destinados a ello y posteriormente, se debe proceder a su firma de forma electrónica para transmitirle al destinatario la autenticidad e integridad del documento.
Normativa legal
Tanto las facturas en papel como las electrónicas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, donde se tratan las obligaciones de la facturación. En este Reglamento se incluyen las normas que deben cumplir necesariamente la factura simple y electrónica.
Este Reglamento incluye los siguientes aspectos:
- Se deben expedir facturas obligatoriamente.
- Requisitos de las facturas: autenticidad, legibilidad e integridad.
- Contenido de la factura.
- Tipología de las facturas: completa y simplificada.
- Plazos.
- Regímenes especiales.
- Expedición por terceros.
- Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
- Especificidades de la factura electrónica.
- Conservación.
Factura electrónica obligatoria
El pasado octubre de 2022, entró en vigor la Ley Crea y Crece donde se trata la incorporación obligatoria de la facturación electrónica en todas las operaciones entre los autónomos y las empresas. Por ello, la factura electrónica pasa de ser una recomendación que da beneficios a la empresa a convertirse en un requisito legal en todas aquellas operaciones en las que el cliente sea un autónomo o una empresa.
Sus objetivos principales están claros. Esta incorporación se toma como ayuda para digitalizar las relaciones entre las empresas, reducir los costes y fomentar la transparencia en la lucha contra la morosidad. Pero, ¿Cuándo va ser obligatoria su implementación para los autónomos y empresas?
En primer lugar, se debe aprobar su reglamento. Una vez adoptado, se va a establecer en los 6 meses posteriores aunque se han establecido dos plazos para facilitarles su adaptación:
- Los autónomos y empresas que tengan una facturación anual que supere los 8 millones de euros, tendrán 1 año para incorporar este trámite, una vez aprobado el reglamento.
- Los autónomos y empresas que tengan una facturación anual que no exceda los 8 millones de euros, tendrán 2 años para incorporar este trámite, una vez aprobado el reglamento.
En caso de incumplir esta normativa, se realizarán sanciones con multas de hasta 10.000 euros.
Beneficios de la factura electrónica
La incorporación de este trámite a las empresas y autónomos trae consigo varias ventajas:
- Ahorro de costes por la eliminación del papel, la impresión, su almacenamiento y el envío.
- Reducción de los errores humanos e incremento de la eficiencia.
- Aceleración de los procesos de creación, envío y almacenamiento lo que supone un ahorro de tiempo.
- Aumento de la seguridad y disminución de la probabilidad de falsificación.
- Eliminación de los espacios destinados al almacenamiento de las facturas en papel.
- Reducción de los tiempos de entrega y de cobro.
- Contribución a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.
Existen algunos casos donde no son compatibles estas ventajas como es el caso de las facturas emitidas para personas físicas.
Obligaciones del emisor de una factura electrónica
Las obligaciones que tienen las personas que realizan las facturas electrónicas son las siguientes:
- Creación de la factura mediante aplicaciones informáticas cumpliendo con las condiciones mínimas exigidas en una factura.
- Afirmar la legibilidad del documento.
- Asegurar el acceso a la factura ya sea a su visualización, búsqueda, copia, descarga e impresión.
- Conservar los datos de la factura.
- Contabilizarla.
- Garantizar su integridad y autenticidad.
Obligaciones del receptor de una factura electrónica
Las obligaciones que tienen las personas que reciben las facturas electrónicas son las siguientes:
- Confirmar que la firma electrónica es segura y de que se cumplen los requisitos mínimos exigidos.
- Conservar la factura en su formato original.
- Asegurarse de la legibilidad del documento en su formato original.
- Garantizar que se puede acceder a la factura para su visualización, búsqueda, copia, descarga e impresión.
Tipos de facturas electrónicas
La factura electrónica puede verse desde dos tipos aunque ambas son capaces de ser transmitidas a través de comunicaciones electrónicas, como es el caso de Internet. Su principal diferencia se basa en que dependiendo del formato se puede facilitar el tratamiento de forma automatizada o no.
Estos dos tipos pueden verse en los siguientes apartados:
Factura en formato estructurado
Esta tipología incluye algunos datos y pueden generarse de forma automática por los sistemas de facturación informáticos del emisor y ser gestionadas de igual manera por los sistemas de pago y contabilidad informáticos del receptor. Algunos ejemplos de facturas en formatos estructurados son las que usan un lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.
Facturas en formato no estructurado
Este tipo de factura electrónica reside en una imagen, lo que significa que el proceso para introducirse en los sistemas informáticos del receptor necesita una intervención manual o un costoso procedimiento que no suele estar automatizado al completo. Un ejemplo claro es el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre todas estas se encuentran los ficheros PDF y las facturas en papel escaneadas.
¿Por qué debes implementarlo ya en tu negocio?
La factura electrónica es un elemento que como ya hemos visto, va a ser obligatorio próximamente por lo que viene bien acostumbrarse a él. Además, es recomendable comenzar implementarlo porque puede ser muy fácil con la ayuda que está dando el Gobierno. El Kit Digital es una subvención para pymes y autónomos en la que se destinan 2.000 euros para los proyectos relacionados con estos trámites electrónicos.
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Si estas tareas son muy complicadas para ti, nosotros nos podemos encargar de todo y asesorarte en todo el proceso. Accede al siguiente enlace para ponerte en contacto con nosotros.
